سیستم حساب داری

تعریف : سیستمی که اطلاعات مالی موجود یک مؤسسه را گرد آوری و اطلاعات مورد نیاز را برای تصمیمم گیری های مختلف فراهم سازد سیستم حساب داری نامیده میشود

عملکرد های حساب داری

1 ـ عملکرد اطلاعاتی : مهمترین وظیفه در حساب داری است که بر حسب آن رویداد های حسابداری مثل طبقه بندی ثبت گزارش انجام می گیرد و باعث تصمیم گیری آگاهانه مدیران و صاحبان سرمایه میگردد

2 ـ عملکرد کنترلی : وطیفه این عمکرد بر وطیفه اطلاعاتی متکی است و کار کنترل را انجام میدهد

3 ـ عملکرد خدماتی: تنظیم روابط یک مؤسسه با دیگران دادن اطلاعات صحییح به آنان ایفای تعهدات در سر رسید و وصول بموقع مطالبات عملکرد خدما تی یک موسسه را تشکیل میدهد

عوامل حساب داری

1 ـ کارکنان : یک سیستم حسابداری زمانی کارآمد است که از مجریان متحصص با تجربه و داری مهارت کافی برخورداد باشد

2 ـ فرمها (اسناد و مدارک اولیه) : در عرف جاری فرم به هر ورقه چاپی گفته میشود که در آن جا و ترتیب لازم برای درج اطلاعات بخصوصی پیش بینی شده است مثل صورتحساب ها ی فروش یا فاکتور’دفاتر حساب داری ’رسید دریافت وجه

3 ـ روشها : مثل گرد آوری اطلات ’ثبت اطلات ’ حفظ و نگهداری اسناد ’تهیه گزارشات مالی

4 ـ وسایل و تجهیزات : مثل قلم و مداد ’ماشین تحریر ’ پوشه ’کلاسور ’کارتس ’ فایل و کابینت ’ ماشین حساب و صتدوق ’ رایانه

طرز کار سیستم حساب داری

شامل : وروداطلاعات ـ پردازش اطلاعات ـ خروج (گزارشات) ـ استفاده کنندگان

پردازش اطلاعات

1 ـ ورود اطلات : اطلات مربوط معاملات ’عملیات مالی و رویداد های دارای اثر را ورودی یا داد ه ها نامیده میشود

الف ـ معاملات : خرید و فروش ’دریافت و پرداخت وسیله اسناد و مدارک را معاملات گویند

اسناد و مدارک اولیه : که به آن اسناد و مدارک مثبته نیز میگویند وسیله است که با آنها اسناد و مدارک وقوع معاملات اثبات میشود

ب ـ عملیات : شامل تولید کالا ’نقل و انتقال اجناس ’سرمایه گذاری ’برداشت و تقسیم سود

ج ـ رویداد های داری اثر مالی : فرسودگی اموال ’فاسد و نایاب شدن کالا و فرآورده ها ’ورشکستی شحص اشخاص بدهکار از جمله رویدادهایی هستند که بر مؤسسه تاثیر میگذارند

2 ـ پردازش اطلاعات : اقدامات پیاپی و منظمی که اطلا عات موجود را به اطلاعات مطلوب تبدیل میکند پردازش گفته میشود مثل جمع آوری اسناد و مدارک مالی ’تجزیه و تحلیل ’ثبت ’طبقه بندی ’تجمع ئ تلخیص ’گزارشهای مالی

اصول پذیرفته شده حسابداری : قواعد خاص حاکم بر پردازش اطلاات حسابداری را در مجموع اصول پذیرفته شده گویند

روش های پردازش

1 ـ سیستم پردازش دستی : سیستمی که در آن اطلاعات مالی بوسیله دست تحریر و پردازش میشود و گزارشهای مالی فراهم میاید دو نوع است

الف ـ سیستم های دستی ساده : انواع دفاتر و فرمها محدود ’تعداد کارگنان کم ’شمار صورتهای مالی محمدود است بیشتر در مؤسسات کوچک کاربرد دارد

ب ـ سیستم های دستی پیشرفته : کارکنان زیادتر ’دفاتر و گزارشات متنوع تر ’استفاده از وسایل ماکنیکی و الکترنیکی بیشتر و در موسسات بزرگتر کاربرد دارد

2 ـ سیستم پردازش کامپیوتری : سیستمی است که در آن پردازش اطلاعات وسیله کامپیوتر و دستگاهای جانبی آن انجام میگیرد و گزارشهای مالی مورد نظر فراهم میشود

مزابای سیستم پردازس کامپیوتری : کارکنان کمتر ’سرعت بخشیدن پردازش و تهیه گزارشها ’فضای کوچکتر ’صحت و دقت بیشتر

محزن اطلاعات : در روش دستی اطلاعات در دفاتر و اسناد حساب داری و در روش کامپیوتری در بانکها و پایگاهای اطلاعاتی ذخیره میشود تا همیشه در دسترس باشد

3 ـ خروج : خروجی سیستم گزارشهای حساب داری است که دو نوع است

الف : گزارشهای درون سازمانی : گزارشهای که مدیران یک سازمان را قادر میسازد که عمکرد گذشته را ارزیابی ’عملیات جاری را هدایت ’و آینده را برنامه ریزی نماید ’مثل گزارشهای فروش روزانه یا هفتگی ’صورت ریز موجودی ها ’مطالبات از مشتریان ’صورت ریز بدهی ها ’لیست حقوق

ویژه گی های درون سازمانی

1 ـ بطور مستمر : به شکل تفضیلی و در فواصل زمانی کوتا و گاه روزانه تهیه میشود

2 ـ در داخل مؤسسه جریان می یابد : بغیر از موارد خاص و معین ’ در اختیار اشخاص خارج از سازمان قرار نمیگیرد

ب : گزارشهای برون سازمانی :‌ آن دسته از گزارش های هستند که در پایان سال و یا زمانی مشخص در دسترس اشحاص ذیعلاقه به مؤسسه قرار میگیرد تا آگاهانه تصمیم بگیرند دونوع هستند

1 ـ صورتهای مالی: صورتهایی که بر اساس اطلاعات دفاتر حسابداری تهیه میشود و نتایج عملیات را در یک دوره زمانی نشان میدهد معمولا سالانه تهیه میگردد و در اختیار اشخاص ذیحق قرار میگیرد مثل صورت سود و زیان ’ ترازنامه ’صورت جریان وجوه نقدی

2 ـ گزارش های مالی خاص : : صورتهایی که بر اساس اطلاعات دفاترحسابداری تهیه میشود بنا بر الزام قانونی در اختیار مراجع معینی قرار میگیرد مثل اظهار نامه مالیاتی ’گزارش تحصیل وام و تسهیلات به بانکها

4 ـ استفاده کنندگان :

تعداد و نوع استفاده کننده گان : بستگی به شکل حقوقی و دامنه فاعالیت آنها دارد استفاده کنندگان اطلاعات مالی دو گروهند

1 ـ درون سازمانی : مثل اداره کننده گان مؤسسه شامل هیئت مدیره و مدیرعامل’مدیر اجرایی و سرپرستان عملیات’که برای برنامه ریزی ’تهیه بودجه’هدایت عملیات ’کنترل فعالیت ها و برنامه عادی و روز مره از اطلاعات استفاده میکنند

2 ـ بیرون سازمانی : اشخاص و مراجع ذیحق و ذینفع و ذیعلاقه ای که حق استفاده از اطلاعات حساب داری را دارند و بر مبنای آن با آن مؤسسه داد ستد و یا قضاوت و تصمیم گیری میکنندرا گویند